Bien préparer son congrès

  1. Envoyer l’appel à ateliers avec une date limite que vous prévoyez de repousser.
  2. Rechercher très tôt les keynotes et ne pas oublier ensuite de les tenir au courant des différentes étapes de la préparation du congrès (appel à ateliers et marche à suivre s’ils /elles veulent en proposer un ; inscriptions, etc) ; après s’être assuré de la subvention de l’Ambassade, se préoccuper très tôt de leurs billets d’avion. Ne pas oublier par la suite de les tenir au courant de l’avancée du congrès, ce qui permet relance et possibilité de proposer un atelier en bonne et due forme, de s’assurer qu’ils sont bien inscrits (même s’ils n’ont rien à payer), etc.
  3. Solliciter des ateliers (contacter des collègues individuellement) pour s’assurer un équilibre civi / litté / autre. Rappeler en off aux directrices et directeurs qu’ils ne sont pas supposés parler dans leur atelier (ou pas à 2) ni que la plupart des intervenants proviennent d’un groupe de recherche unique, et néanmoins qu’il convient de solliciter des collègues directement afin qu’ils proposent une communication (et en particulier des collègues d’autres établissements). Il sera ensuite trop tard pour réagir. Indiquer qu’il faut avoir 8 propositions minimum pour dédoubler un atelier, de préférences 9 à cause des désistements. Les ateliers à 6 ou 7 intervenants sont difficilement recevables : on peut accepter 4, 5, 8, 9 ou 10 communicants par thème. Autre point délicat : 2 directeurs d’atelier c’est très bien, 1 est risqué, 3 ça fait beaucoup... 2 maximum.
  4. Noter les impossibilités horaires des uns et des autres au fur et à mesure. S’en enquérir activement seulement au moment où vous acceptez les ateliers complets.
  5. Suivre la constitution des ateliers pour ne pas en perdre trop en route.
  6. Au fur et à mesure que les ateliers arrivent, les mettre en page selon des normes rigoureuses (prénom, nom, affiliation, titre ... de manière systématique).
  7. Se préoccuper de faire faire l’affiche : récupérer les logos des groupes de recherche qui participent, de l’Ambassade, de l’université qui accueille, de toutes les sources financières.
  8. Se préoccuper de faire maquetter le programme le moment venu
  9. Compiler l’ensemble des ateliers pour pouvoir diffuser l’appel à communications.
  10. Ecrire aux directeurs d’atelier de vous envoyer des propositions qui leur paraissent trop loin de leur atelier mais néanmoins intéressantes.
  11. Etablir un calendrier en accord avec le comité d’organisation, le nombre d’ateliers en parallèle diminuera ou augmentera en fonction du nombre de propositions. Prévoir des plages de 2h pour les ateliers de 4 intervenants et de 2h30 pour les ateliers de 5, sachant qu’on peut toujours mettre un atelier à 4 dans un horaire à 5 mais pas le contraire.
  12. Une fois tous les ateliers récupérés, tenter de les réduire tous à 4 ou 5 propositions et de redistribuer les communications des ateliers n’ayant que 1, 2 ou 3 propositions.
  13. Envoyer le programme aux directeurs/trices d’atelier seulement pour relecture attentive (affiliations, etc).
  14. Envoyer le programme en rappelant à tout le monde qu’il faut absolument être membre de l’AFEA et s’inscrire au congrès. Dans les cas complexes, il convient de contacter le bureau.
  15. Demander les besoins en audio-visuel.
  16. Communiquer au comité d’organisation locale tous les noms des personnes exonérées (les keynotes, et autres moindres guest stars dispensés de devenir membres, par exemple, par négociation avec le bureau) et les besoins audio-visuels.
  17. Faire penser au comité d’organisation locale de contacter une librairie.
  18. Bien profiter du Congrès ! Commencer à motiver les gens à soumettre des articles pour le numéro double de la RFEA qui suit le Congrès.
  19. Penser au rapport de l’Ambassade pour la subvention (description des keynotes, doctoriales, rapport financier).
  20. Etablir une date limite pour déclarer son intérêt à publier, en passant par les directeurs et directrices d’atelier, et une date limite pour rendre les textes.
  21. Ecrire aux directions d’atelier pour lancer le processus de publication en donnant dès à présent les normes de la RFEA.

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